「AIを何に使えばいいか分からない」経営者が最初にやること3つ
「AIを使った方がいいのは分かってる。でも、うちの会社で何に使えばいいのか分からない」。
経営者の方から一番多く聞く言葉です。実はこれ、恥ずかしいことでも遅れていることでもありません。AIは道具の名前であって、目的ではないからです。「ドリルを買った方がいいのは分かるけど、どこに穴を開ければいいか分からない」と言っているのと同じで、順番が逆なだけです。
この記事では、その順番を元に戻すための最初の3ステップを紹介します。どれも今週中にできます。
ステップ1：「時間が溶けている作業」を3つ書き出す
AIのニュースやツール名は、いったん全部忘れてください。代わりに、こう自問します。
たとえばこんな作業です。
- 見積書・請求書・日報などの書類づくり
- お客様への返信、予約の確認連絡
- 会議のメモ起こし、報告書のまとめ
- SNSやチラシの文章を考える時間
紙に3つ書き出してください。これが「AIに任せる候補リスト」です。AI導入がうまくいく会社は、例外なくツール選びではなくこの棚卸しから始めています。
ステップ2：一番かんたんな1つだけ、AIにやらせてみる
3つ全部を一気に自動化しようとすると失敗します。まず1つ、それも一番かんたんなものを選びます。おすすめは書類の下書きです。
やり方はシンプルで、ChatGPTなどのAIに、いつも作っている書類を1枚見せて「この形式で、次の内容の下書きを作って」と頼むだけです。完璧なものは出てきませんが、8割できた下書きを直す作業は、ゼロから書くより圧倒的に速い。まずこの体感を、経営者自身が得ることが大事です。
社員に「AIを使いなさい」と言う前に、自分が10分触ってみる。ここで得た実感が、後の社内展開で一番効きます。
ステップ3：効果を「時間」で測る
1週間試したら、効果を数字にします。難しい計算はいりません。
たとえば見積書1通に30分かかっていたのが10分になり、週に5通作っているなら、週100分。月に約7時間です。この数字が出ると、次に何を任せるか、社員にどう広げるかの判断が一気にしやすくなります。
逆に、時間が縮まらなかったら、その作業はAI向きではなかっただけです。候補リストの2つ目に移ればいいだけで、失敗ではありません。
この3ステップで動き出せない場合
「棚卸しをしたが、どれがAI向きか判断がつかない」「そもそも書き出す時間がない」という場合は、外部の力を借りるのも手です。私たちのような支援会社に相談する場合も、この記事の3ステップを踏んでいるかどうかで話の速さが全く変わります。
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